DobryGabinet logo

porady prawne

Retencja danych logopeda: Jak długo przechowywać dokumentację i nagrania w gabinecie logopedycznym? RODO 2025

Adam Frąckowiak - radca prawny • 28 sierpnia 2025 • 11 min czytania • #porady-prawne #dla-właściciela

Okres przechowywania dokumentacji w gabinecie logopedycznym to jedno z najczęstszych pytań logopedów i terapeutów integracji sensorycznej. Wymagane jest tutaj przemyślane podejście do terminów przechowywania różnego rodzaju informacji, w tym nagrań sesji, dokumentacji fotograficznej, raportów do szkół czy materiałów diagnostycznych. Ile lat przechowywać dokumentację logopedyczną i kiedy usunąć nagrania logopedyczne to kluczowe pytania wymagające uwzględnienia wielu czynników prawnych i praktycznych.

Jesteś także psychologiem lub psychoterapeutą bądź współpracujesz z takimi osobami w ramach swojej praktyki? Sprawdź jak długo przechowywać dokumentację w gabinecie psychologa lub psychoterapeuty?

Pamiętaj, że dokumentacja logopedyczna obejmuje również takie dane osobowe jak adres zamieszkania pacjenta, które są niezbędne do weryfikacji tożsamości i kontaktu, a także, co chyba najistotniejsze, wrażliwe dane o stanie zdrowia.

RODO wymaga jasnego określenia, jak długo przechowywać nagrania logopedyczne i dokumentację logopedyczną dzieci. Dotyczy to logopedów, terapeutów SI oraz ośrodków logopedycznych zatrudniających specjalistów różnych specjalności. W praktyce logopedycznej oznacza to stosowanie przepisów RODO szczególnie w zakresie bezpiecznego przechowywania danych o stanie zdrowia i nagrań z terapii logopedycznej, uwzględnienie długoterminowego rozwoju mowy, możliwości nawrotu zaburzeń oraz specyfiki pracy głównie z dziećmi.

W przypadku pracy z dziećmi należy uwzględnić specyfikę rozwoju oraz konieczność dłuższego przechowywania dokumentacji.

Sprawdź także co musi zawierać zgoda pacjenta w logopedii i terapii SI.

Dokumentacja logopedyczna a okres przechowywania danych - wymogi RODO

Zasada ograniczenia przechowywania w praktyce logopedycznej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit e) RODO, dokumentacja logopedyczna musi być przechowywana nie dłużej niż jest to niezbędne do celów terapeutycznych, przy czym przechowywane mogą być wyłącznie dane konieczne do realizacji tych celów. Ta ogólna zasada w praktyce logopedycznej wymaga uwzględnienia szeregu czynników, szczególnie gdy określamy ile lat przechowywać nagrania z terapii logopedycznej.

Długoterminowy charakter rozwoju mowy oznacza, że zaburzenia komunikacji mogą ujawniać się po latach, a wcześniejsza dokumentacja może być kluczowa dla skutecznego wznowienia terapii zaburzeń mowy. Przechowywanie nagrań terapii logopedycznej często stanowi jedyną możliwość obiektywnej oceny postępów w artykulacji, ale wymaga szczególnych środków bezpieczeństwa.

Status prawny logopedy i projektowane przepisy w tym zakresie

Jak wiadomo zawód logopedy nie jest jeszcze zawodem regulowanym. Brak jest zatem przepisów branżowych, które regulowałyby okresy przechowywania dokumentacji logopedycznej. Trzeba jednak wskazać, że Polski Związek Logopedów pracuje nad ustawą o zawodzie logopedy i samorządzie zawodowym logopedów. Pierwszy projekt tej ustawy, dostępny tutaj, zawiera regulacje w tym zakresie uwzględniając różne miejsca i okoliczności wykonywania zawodu logopedy oraz przepisy szczególne z tym związane (np. przepisy oświatowe regulujące okres przechowywania dokumentacji uczniów lub przepisy regulujące przechowywanie dokumentacji medycznej).

⚠ Uwaga prawna: Brak przepisów odnoszących się stricte do logopedów oznacza, że obecnie należy kierować się przede wszystkim RODO, a posiłkowo także przepisami obowiązującymi w danym miejscu wykonywania zawodu (np. przepisy oświatowe, przepisy ustawy o prawach pacjenta, instrukcje kancelaryjne).

Oznacza to, że gabinety logopedyczne muszą już teraz ustalić własne zasady retencji danych w oparciu o obowiązujące przepisy RODO i specyfikę praktyki logopedycznej, biorąc pod uwagę zasadę ograniczenia czasu przechowywania, specyfikę nagrań audio/wideo oraz długoterminowy proces rozwoju mowy u dzieci.

Warto w tym kontekście przypomnieć, że wszelkie formalne procedury, takie jak udzielenie zgody na przetwarzanie danych, powinny być jasno określone w polityce gabinetu.

Czynniki decydujące o okresach retencji

Określając okresy przechowywania dokumentacji logopedycznej, należy uwzględnić:

  • Charakter zaburzeń mowy: Zaburzenia artykulacji mogą wymagać krótszych okresów retencji niż zaburzenia złożone. W innych przypadkach okres przechowywania dokumentacji może być wydłużony ze względu na specyfikę zaburzenia oraz indywidualne potrzeby terapeutyczne. Na przykład w ramach terapii zaburzeń mowy, jąkania czy problemów związanych z autyzmem konieczny może być dłuższy okres przechowywania dokumentacji.

  • Wiek pacjenta: Dokumentacja dotycząca dzieci stanowi większość przypadków w logopedii. Problemy mowy ujawnione we wczesnym dzieciństwie mogą wpływać na całą edukację dziecka. Należy wziąć to pod uwagę określając terminy przechowywania dokumentacji.

  • Rodzaj dokumentacji: Nagrania audio/wideo wymagają krótszych okresów ze względu na bardziej wrażliwy charakter danych i co za tym idzie wyższe ryzyko naruszenia prywatności młodego pacjenta. Z drugiej strony dokumentacja diagnostyczna może być przechowywana dłużej. Kluczowe jest ustalenie kiedy usunąć nagrania z terapii logopedycznej - zazwyczaj znacznie wcześniej niż dokumentację papierową. Trzeba w tym przypadku uwzględnić cel nagrań w postaci oceny postępów terapeutycznych oraz monitorowania skuteczności terapii.

⚠ Uwaga prawna: W mojej ocenie można przyjąć rozwiązanie, w którym nowe nagrania sukcesywnie zastępują stare. W ten sposób stare nagrania nie są przechowywane zbyd długo, a przy tym nadal realizowany jest cel w postacji monitorowania postępów pacjenta.

Zakres dokumentacji i nagrań w gabinecie logopedycznym

W gabinecie logopedycznym dokumentacja odgrywa kluczową rolę w procesie terapii logopedycznej. To właśnie dzięki niej możliwe jest systematyczne monitorowanie postępów pacjenta, ocena skuteczności zastosowanych metod oraz dostosowanie terapii do aktualnego stanu zdrowia i indywidualnych potrzeb dziecka lub osoby dorosłej. W dokumentacji tej znajdują się szczegółowe informacje dotyczące stanu zdrowia pacjenta, w tym opis wady wymowy, z którą zgłosił się na terapię, a także dane dotyczące przebiegu zajęć logopedycznych.

Każda dokumentacja zawiera również potwierdzenie wyrażenia zgody na udział w terapii logopedycznej oraz przetwarzanie danych osobowych, co jest niezbędne z punktu widzenia przepisów o ochronie danych. Nagrywanie sesji również wymaga wyrażenie zgody. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule, w którym odpowiadamy na pytanie co musi zawierać zgoda Pacjenta w logopedii i terapii SI?

W praktyce logopedycznej gromadzone są także notatki z zajęć logopedycznych, opisy ćwiczeń, obserwacje dotyczące postępów w zakresie mowy, a także informacje o zastosowanych metodach i pomocach logopedycznych. W przypadku pracy z dziećmi, dokumentacja często obejmuje także komunikację z rodzicami oraz zalecenia do pracy w domu.

Oprócz dokumentacji papierowej, w gabinecie logopedycznym coraz częściej wykorzystywane są nagrania audio i wideo, które pozwalają na precyzyjną analizę artykulacji, zachowania podczas zajęć oraz ocenę efektów terapii. Wszystkie te elementy dokumentacji muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność informacji o pacjencie.

Ile lat przechowywać dokumentację i nagrania logopedyczne? Praktyczne zalecenia

Dokumentacja logopedyczna - zalecenia praktyczne

Podstawowa dokumentacja diagnostyczna i terapeutyczna:

  • Diagnoza logopedyczna - 5-10 lat od zakończenia terapii

  • Plany terapii i protokoły postępów - jak dokumentacja główna

  • Korespondencja z rodzicami - 3-5 lat

Nagrania audio z sesji logopedycznych:

  • Analiza artykulacji - 6 miesięcy do 1 roku

  • Dokumentowanie postępów - 1-2 lata maksimum

  • Materiały dla rodziców - do przekazania + 6 miesięcy

  • Nagrania diagnostyczne - 2 lata

Nagrania wideo z terapii:

  • Obserwacja ruchów artykulacyjnych - do 1 roku

  • Ćwiczenia motoryki - do zakończenia terapii

  • Materiały szkoleniowe - tylko za wyraźną zgodą, maksimum 2-3 lata

Dokumentacja fotograficzna:

  • Ćwiczenia jamy ustnej - do zakończenia terapii

  • Postępy w terapii - 1-2 lata

Uwaga: Administrator danych osobowych jest zobowiązany bezpiecznie przechowywać nagrania zgodnie z przepisami RODO, zapewniając szyfrowanie, kontrolę dostępu oraz ochronę przed przypadkowym upublicznieniem. Oprogramowanie RODO dla logopedy może znacznie ułatwić zarządzanie terminami retencji i bezpieczeństwem danych. W DobrymGabinecie cała dokumentacja, włącznie z nagraniami audio i video jest przechowywana w postaci elektronicznej nabezpiecznych serwerach, a dostęp do nich jest szyfrowany.

Zarządzanie nagraniami w długoterminowej terapii logopedycznej

Procedury retencji stosowane przez logopedę muszą uwzględniać specyfikę pracy z nagraniami audio i wideo. Terminy przechowywania nagrań logopedycznych powinny być krótsze niż pozostałej dokumentacji ze względu na wysokie ryzyko naruszenia prywatności. Należy również pamiętać, że pacjent lub jego opiekun ma prawo do cofnięcia zgody na przechowywanie nagrań w dowolnym momencie, co wymaga natychmiastowego ich usunięcia.

Praktyczne zasady dla nagrań:

  1. Cel nagrania określa okres - nie przechowuj dłużej niż potrzeba

  2. Maksimum 2-3 lata dla najważniejszych nagrań diagnostycznych

  3. Regularne przeglądy co 6 miesięcy - usuwaj niepotrzebne nagrania

  4. Backup nagrań - najlepiej w bezpiecznej chmurze

  5. Procedury awaryjne - co w przypadku kradzieży sprzętu?

Warto rozważyć wykorzystanie oprogramowania do zarządzania dokumentacją w gabinecie logopedycznym, które zapewnia bezpieczne i uporządkowane przechowywanie oraz usuwanie nagrań logopedycznych.

Specyfika dokumentacji dzieci w logopedii

Dokumentacja logopedyczna dzieci - okres przechowywania

Dokumentacja rozwoju mowy u dzieci wymaga szczególnego podejścia ze względu na długoterminowy charakter rozwoju komunikacji i częstą współpracę z placówkami edukacyjnymi.

Praktyczne zalecenia wskazują na przechowywanie podstawowej dokumentacji co najmniej do ukończenia edukacji przez dziecko. Nagrania dzieci wymagają szczególnej ostrożności - zaleca się maksimum 1-2 lata. Ważne jest, aby rodzicom przekazywać jasne informacje o okresach przechowywania dokumentacji i nagrań, aby byli świadomi zasad retencji. Kluczowe jest ustalenie kiedy usunąć dokumentację po zakończeniu terapii logopedycznej - zazwyczaj nie wcześniej niż po 2-3 latach od zakończenia.

Warto w tym przypadku wskazać, że wspomniane wczesniej projektowane przepisy wskazują, że logopeda lub kierownik podmiotu, w ramach którego wykonywane są działania logopedyczne, będący administratorem danych osobowych podopiecznego jest obowiązany przechowywać dokumentację logopedyczną przez okres 5 lat  od zakończenia działań logopedycznych, chyba że przepisy szczególne, w szczególności dotyczące instrukcji kancelaryjnych obowiązujących podmiot, w ramach którego wykonywane są działania logopedyczne, przewidują inne terminy.

Dokumentacja logopedyczna w szkole i przedszkolu

W przypadku jednostek oświatowych dokumentacja logopedyczna podlega dodatkowym przepisom, które moga wydłużać okres przechowywania danych. Dokumentacja powinna obejmować także informacje o zajęciach logopedycznych prowadzonych w placówkach edukacyjnych, w tym opis realizowanych ćwiczeń i metod wspierających rozwój mowy.

  • Raporty do przedszkoli: do rozpoczęcia szkoły + 2 lata

  • Współpraca ze szkołami: przez cały okres edukacji + 2 lata, z aktualizacjami rokrocznie

  • Orzeczenia i opinie: do ukończenia edukacji + 5 lat

Przepisy szczególne w logopedii

Logopedia w różnych kontekstach prawnych

  • Logopedzi w szkołach: zgodnie z przyjętymi instrukcjami kancelaryjnymi

  • Logopedzi w placówkach medycznych: obowiązują okresy 20-30 lat zgodnie z przepisami o dokumentacji medycznej.

  • Logopedzi w praktyce prywatnej: stosują ogólne zasady RODO - zazwyczaj 5-10 lat dla dokumentacji, 1-3 lata dla nagrań. To najczęstsza sytuacja wymagająca ustalenia polityki retencji. W przypadku naruszenia przepisów dotyczących retencji danych, pacjenci mają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Procedury zarządzania dokumentacją logopedyczną

Ustalanie i dokumentowanie okresów retencji

Każdy gabinet logopedyczny powinien mieć udokumentowaną politykę retencji, która określa:

  • Okresy przechowywania różnych rodzajów dokumentacji, w tym sytuacje, gdy przechowywanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie zgody pacjenta

  • Specjalne zasady dla nagrań audio/wideo - znacznie krótsze okresy

  • Procedury bezpiecznego przechowywania nagrań

  • Procedury regularnego przeglądu - co 6 miesięcy dla nagrań

  • Zasady bezpiecznego usuwania nagrań logopedycznych

Procedury bezpiecznego usuwania nagrań logopedycznych

Usuwanie nagrań w gabinecie logopedycznym wymaga szczególnej uwagi ze względu na wrażliwy charakter danych dotyczących dzieci. Bezpieczne usuwanie nagrań logopedycznych to kluczowy element zgodności z RODO. Warto pamiętać, że pacjent lub jego opiekun nie tylko ma prawo do wyrażenia zgody, ale także do wyrażenia sprzeciwu wobec dalszego przechowywania swoich danych, co zobowiązuje administratora do ich niezwłocznego usunięcia.

Nagrania audio/wideo:

  • Trwałe usunięcie z wszystkich urządzeń

  • Sprawdzenie kopii zapasowych - również w chmurze

  • Nadpisanie sektorów dysku twardego

  • Potwierdzenie usunięcia dla rodziców (na żądanie)

Dokumentacja elektroniczna:

  • Specjalistyczne oprogramowanie do nadpisywania

  • Sprawdzenie wszystkich lokalizacji - laptop, tablet, telefon, pendrive

Informowanie rodziców o retencji nagrań

Obowiązki informacyjne

Rodzice muszą być poinformowani o okresach przechowywania dokumentacji i nagrań już na etapie rozpoczęcia terapii:

  • Różne okresy dla dokumentacji vs nagrań audio/wideo

  • Cele przechowywania nagrań

  • Bezpieczeństwo przechowywania

  • Możliwość wcześniejszego usunięcia

Prawo do usunięcia nagrań - "prawo do bycia zapomnianym"

Rodzice mają prawo żądać wcześniejszego usunięcia nagrań swojego dziecka, ale gabinet może odmówić usunięcia, jeśli istnieją podstawy prawne do dalszego przechowywania, takie jak trwająca terapia czy współpraca ze specjalistami. To kiedy usunąć nagrania z terapii logopedycznej zależy od celów terapeutycznych i zgody rodziców.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu dokumentacją logopedyczną

  1. Przechowywanie wszystkich nagrań przez ten sam okres – okresy retencji powinny być dostosowane do rodzaju dokumentacji i celu jej przechowywania; różne nagrania powinny mieć różne okresy retencji w zależności od celu.

  2. Brak bezpiecznego przechowywania nagrań – przechowywanie na niezabezpieczonych urządzeniach narusza RODO.

  3. Ignorowanie życzeń rodziców – nieprzekazywanie informacji o prawie do wycofania zgody na przechowywanie nagrań terapii logopedycznej.

  4. Nieprawidłowe usuwanie nagrań – przeniesienie do kosza nie oznacza bezpiecznego usunięcia danych logopedycznych.

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Niedopełnienie obowiązków związanych z prawidłowym prowadzeniem dokumentacji oraz ochroną danych osobowych w gabinecie logopedycznym może prowadzić do poważnych konsekwencji. Przede wszystkim, organ nadzorczy może nałożyć na logopedę lub placówkę wysokie kary finansowe za naruszenie przepisów RODO, zwłaszcza jeśli chodzi o nieuprawnione przetwarzanie lub niewłaściwe przechowywanie danych dotyczących zdrowia pacjentów.

Konsekwencje te nie ograniczają się jednak wyłącznie do aspektów prawnych. Utrata zaufania ze strony pacjentów i ich rodzin może mieć długofalowy wpływ na reputację gabinetu oraz skuteczność terapii logopedycznej. W przypadku dyslalii lub innych wad wymowy, rzetelnie prowadzona dokumentacja logopedycznej jest niezbędna do monitorowania rozwoju mowy i dostosowywania terapii do zmieniających się potrzeb pacjenta. Brak odpowiedniej dokumentacji może utrudnić ocenę postępów, a nawet uniemożliwić kontynuację terapii przez innego logopedę.

Dlatego logopedzi powinni przykładać szczególną wagę do przestrzegania przepisów dotyczących dokumentacji, zarówno w zakresie jej kompletności, jak i bezpieczeństwa przechowywania danych. Tylko wtedy możliwe jest zapewnienie wysokiego standardu terapii logopedycznej oraz ochrony praw pacjentów, zwłaszcza dzieci, których rozwój mowy wymaga szczególnej troski i odpowiedzialności.

Najczęściej zadawane pytania o retencję danych w logopedii

  1. Ile lat przechowywać nagrania z terapii logopedycznej? Nagrania audio/wideo należy przechowywać maksimum 1-3 lata, w zależności od celu nagrania. Nagrania diagnostyczne - do 2 lat, materiały dla rodziców - do przekazania + 6 miesięcy.

  2. Kiedy usunąć dokumentację po zakończeniu terapii logopedycznej?
    Podstawową dokumentację można przechowywać 5-10 lat od zakończenia terapii, szczególnie w przypadku dzieci. Nagrania należy usunąć znacznie wcześniej - maksimum 1-2 lata po zakończeniu.

  3. Czy mogę przechowywać nagrania logopedyczne w chmurze? Tak, ale tylko w zaszyfrowanej formie i z odpowiednimi zabezpieczeniami zgodnie z RODO. Lepiej wykorzystać dedykowane oprogramowanie dla logopedy takie jak DobryGabinet niż publiczne usługi chmurowe.

  4. Jak bezpiecznie usunąć nagrania z sesji logopedycznych? Wymagane jest trwałe nadpisanie danych na wszystkich urządzeniach i kopiach zapasowych. Bezpieczne usuwanie nagrań logopedycznych to nie tylko przeniesienie do kosza.

Podsumowanie - kluczowe zasady

Zarządzanie retencją w gabinecie logopedycznym wymaga zrównoważonego podejścia:

  • Opracowanie przemyślanej polityki retencji ze szczególnym uwzględnieniem krótkich okresów dla nagrań – przestrzeganie tych zasad ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa danych i skuteczności terapii.

  • Regularne przeglądy nagrań i dokumentacji - co 6 miesięcy dla nagrań, rocznie dla dokumentacji.

  • Profesjonalne zabezpieczenie nagrań - szyfrowanie, kontrola dostępu, bezpieczne usuwanie nagrań logopedycznych.

  • Transparentne informowanie rodziców o zasadach retencji i terminie przechowywania nagrań logopedycznych.

Pamiętaj: Określenie czasu przechowywania dokumentacji logopedycznej to kwestia wymagająca uwzględnienia specyfiki rozwoju mowy u dzieci, współpracy ze szkołami oraz szczególnej ochrony nagrań audio/wideo. Należy także wziąć pod uwagę rodzaj dokumentacji i charakter terapii.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Jeżeli po jego przeczytaniu masz wątpliwości, skontaktuj się ze mną. Z przyjemnością pomogę.

💡 Potrzebujesz pomocy w zarządzaniu nagraniami i dokumentacją logopedyczną?

DobryGabinet oferuje specjalne rozwiązania dla logopedów i terapeutów SI. Dajemy Ci możliwość prowadzenia nowoczesnej kartoteki elektronicznej oraz bezpiecznego przechowywania nagrań z terapii logopedycznej zgodnie z wymogami RODO.

Wypróbuj nas przez 14 dni za darmo.

Powrót do blogu