Wprowadzenie - e-faktury w gabinecie terapeutycznym od 2026

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w rozliczeniach podatkowych w Polsce od lat. System ten zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur dla wszystkich przedsiębiorców, w tym psychologów, logopedów i psychoterapeutów prowadzących działalność gospodarczą lub spółki prawa handlowego. KSeF 2026 dla psychologa oznacza konieczność przejścia na faktury elektroniczne, co może być wyzwaniem, ale także szansą na usprawnienie administracji gabinetu.

W tym artykule szczegółowo omówimy, kogo dokładnie dotyczy obowiązek, jakie są zwolnienia, terminy wdrożenia oraz jak integracja DobryGabinet z Fakturownią może uprościć ten proces.

Sprawdż także: Paragon czy faktura? Obowiązki fiskalne w gabinecie terapeutycznym.

Czym dokładnie jest krajowy system e-faktur i jak działa?

Definicja i podstawy prawne

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma informatyczna stworzona i zarządzana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. System działa od 2022 roku w formule dobrowolnej, jednak od 2026 roku stanie się obowiązkowy.

Faktura ustrukturyzowana - nowy standard

Faktury elektroniczne dla psychologa, logopedy czy psychoterapeuty od 2026 roku będą musiały mieć formę ustrukturyzowaną. Faktura ustrukturyzowana to plik XML zgodny ze strukturą FA(3), który:

• jest przesyłany bezpośrednio do systemu KSeF,

• otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny (token KSeF),

• uznaje się za doręczoną w momencie przyjęcia przez system,

• zastępuje dotychczasowe faktury papierowe i PDF w relacjach B2B.

Kogo DOKŁADNIE obejmie obowiązek KSeF?

Podatnicy objęci obowiązkiem

Obowiązkowy KSeF dla terapeutów wejdzie w życie od kwietnia 2026. Obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył co do zasady wszystkich przedsiębiorców, nawet prowadzących jednoosobową działalność niewielkich rozmiarów. Dotyczy to zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

WAŻNE: Obowiązek dotyczy:

• psychologów prowadzących działalność gospodarczą (JDG),

• logopedów z własną praktyką,

• psychoterapeutów na działalności,

• gabinetów i ośrodków terapeutycznych (spółki),

• w tym także osób na ryczałcie ewidencjonowanym!

Warto pamiętać, że obowiązek korzystania z KSeF nie zwalnia z obowiązku posiadania kas fiskalnych lub kas rejestrujących, jeśli nie przysługuje prawo do zwolnień z tego obowiązku.

Kto NIE musi korzystać z KSeF?

System KSeF NIE obejmuje:

Psychologów nieprowadzących działalności gospodarczej:

• zatrudnionych na umowę o pracę;

• zatrudnionych na umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło) - o ile nie prowadzą działalności;

• prowadzących działalność nierejestrowaną (do 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie, czyli obecnie do 3499,50 zł brutto).

Transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności:

• faktury dla pacjentów prywatnych (B2C) pozostają dobrowolne w KSeF (można je nadal wystawiać w formie papierowej lub PDF);

• e-faktury w gabinecie terapeutycznym będą obowiązkowe tylko w relacjach B2B.

Podatników zagranicznych bez siedziby w Polsce

W powyższych przypadkach występuje brak obowiązku korzystania z KSeF oraz możliwe zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży, jeśli spełnione są odpowiednie warunki ustawowe.