O kliencie
LOGOhelp to dynamicznie rozwijająca się Niepubliczna Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna, która rozpoczęła działalność w 2014 roku jako jednoosobowy gabinet logopedyczny pani Sylwii Matuszny. Obecnie, w 2025 roku, placówka posiada dwa oddziały - w Mysłowicach i Bieruniu, zatrudnia kilkunastu specjalistów i oferuje szeroki zakres usług: terapie w ramach WWR, logopedię, integrację sensoryczną, fizjoterapię, usługi pedagogiczne oraz konsultacje psychologiczne.
Wyzwanie
Wraz z rozwojem działalności LOGOhelp stanął przed wyzwaniami typowymi dla rosnących gabinetów terapeutycznych:
Trudnościami w zarządzaniu harmonogramem kilku specjalistów
Błędami w umawianiu i odwoływaniu wizyt
Czasochłonnym ręcznym wysyłaniem SMS-ów przypominających
Brakiem czasu właścicielki na strategiczne zarządzanie biznesem
“W momencie, gdy został przeze mnie zatrudniony 5 pracownik, nie byłam w stanie zająć się w pełni całym harmonogramem pracy poszczególnych gabinetów. Powodowało to wiele błędów w zakresie umawiania lub odwoływania wizyt, co niestety przekładało się na niższe obroty finansowe.”
Pani Sylwia samodzielnie zajmowała się organizacją pracy, co pochłaniało cenny czas, który mógłby być przeznaczony na rozwój placówki lub pracę z pacjentami.
Moment przełomowy
Decyzja o poszukiwaniu rozwiązania zapadła podczas urlopu. Pani Sylwia nawet w czasie wakacji nie mogła uwolnić się od spraw organizacyjnych.
“Ostateczną kroplą, która przelała czarę goryczy, była sytuacja wakacyjna. Będąc na statku na Morzu Śródziemnym, chcąc z niego skoczyć do wody, rozdzwonił się mój telefon - oczywiście pacjent zapomniał, że mam urlop i chciał przełożyć wizytę… Po powrocie z urlopu od razu zaczęłam więc działać.”
Wdrożenie DobregoGabinetu
LOGOhelp zdecydował się na wdrożenie systemu DobryGabinet, co pozwoliło zautomatyzować kluczowe procesy w gabinecie. Proces wdrożenia trwał około miesiąca i obejmował:
Import dużej bazy pacjentów
Szkolenie z twórcami systemu
Przeszkolenie zespołu terapeutów
Korektę początkowych błędów (np. w numerach telefonów)
Kluczowe rezultaty
Wdrożenie systemu DobregoGabinetu przyniosło LOGOhelp wymierne korzyści:
Oszczędność czasu
Automatyzacja wysyłki SMS-ów przypominających o wizycie
Sprawniejsze zarządzanie harmonogramem
Możliwość skupienia się na strategicznym rozwoju placówki
Lepsza organizacja pracy
Wszystkie dane w jednym miejscu (pacjenci, pracownicy, harmonogramy)
Łatwiejszy nadzór nad pracą recepcji
Spadek liczby wizyt odwoływanych z powodu zapomnienia
Wzrost efektywności finansowej
Identyfikacja źródeł strat finansowych dzięki raportom
Wdrożenie odpowiednich procedur (przedpłaty za zajęcia)
Redukcja strat finansowych o 70%
“Dzięki raportom zobaczyłam czarno na białym jak duże straty finansowe ponoszę w niektórych miesiącach z powodu chorób lub nagle odwołanych wizyt. Dzięki nim mogłam podjąć odpowiednie kroki i po konsultacji z prawnikiem została wdrożona umowa o płatności za zajęcia z góry, co spowodowało spadek strat aż o 70%!”
Najważniejsze funkcje systemu dla LOGOhelp
Kompleksowa baza danych pacjentów i pracowników
Automatyczne SMS-y przypominające o wizytach
Szczegółowe raporty finansowe
Harmonogramy pracy terapeutów
Kontrola pracy recepcji
Rekomendacja
LOGOhelp poleca DobryGabinet szczególnie gabinetom, które są w fazie rozwoju i zatrudniają pracowników:
“Jeżeli ktokolwiek zastanawia się nad zatrudnianiem pracowników, a sam jest terapeutą, stanowczo powinien zainwestować w oprogramowanie takie jak DobryGabinet, by nie tracić swojego czasu na rzeczy, które można zautomatyzować.”
Plany na przyszłość
LOGOhelp planuje dalszy rozwój placówki, wykorzystując możliwości DobregoGabinetu do optymalizacji procesów i skuteczniejszego zarządzania rosnącym zespołem.
